Kenmerken van een beheerste projectplanning (2/2)

Projecten en planningen: verschillende woorden, met veel overlap in betekenis:

• een project is het geheel van werk om een incidenteel en afgebakend doel te bereiken met een afgebakend begin- en eindpunt,
• de weergave van dat project, uitgedrukt in activiteiten, is de planning.

Een basaal overzicht met activiteiten en datums kan onder de noemer ‘planning’ vallen. Het beheerst sturen aan een project is echter gebaat bij een planning die voldoet aan een aantal specifieke kenmerken:

1. Planning = Scope; de planning sluit zoveel als mogelijk aan op de scope van het project → het is blijvend bekend waar de aansluiting ontbreekt. Scope activiteiten buiten de planning verminderen de betrouwbaarheid en niet-scope activiteiten binnen de planning wekken onterecht de indruk van betrouwbaarheid.
2. Activiteiten hangen met elkaar samen; zoveel mogelijk activiteiten in de planning zijn afhankelijk van én voorwaardelijk voor minstens 1 andere activiteit in de planning, met uitzondering van de begin- en oplevermijlpaal → het is blijvend bekend welke activiteiten geen onderdeel uitmaken van het gesloten netwerk. ‘Los’ hangende activiteiten wekken de indruk dat zij geen invloed uitoefenen op het projectresultaat. Is dat ook zo? Dan horen ze waarschijnlijk niet thuis in de scope.
3. Activiteiten zijn herkenbaar; activiteiten in de planning hebben voor betrokkenen herkenbare en unieke namen. Een planning is zo effectief als dat hij leesbaar is. Betrokkenen die zich herkennen in de planning zijn geneigd ermee te werken en maken de planning tot een succes. Unieke namen van activiteiten voorkomt spraakverwarring en leidt tot een betrouwbaarder resultaat.
4. Activiteit = product; zoveel mogelijk activiteiten in de planning leiden tot concrete deliverables → het is blijvend bekend welke activiteiten niet tot deliverables leiden. Producten zijn veel efficienter meetbaar dan activiteiten.
5. Overzienbare duur per activiteit; activiteiten in de planning duren in principe niet langer dan 10% van de totale projectduur. Hoe meer activiteiten in serie geschakeld tot een mijlpaal lijden, hoe meer controlemomenten er zijn en daarmee mogelijkheden om tijdig bij te sturen. Uiteraard moet gewaakt worden voor te veel controlemomenten: het streven is een balans tussen opvolgbaar en bijstuurbaar.
6. Interfaces zijn expliciet gedefinieerd; afhankelijkheden tussen deelprojecten zijn duidelijk zichtbaar. Deze afhankelijkheden bepalen in de regel de (sub-) kritieke paden in het project en zijn daarom cruciaal om te communiceren en te bewaken.
7. Raakvlakken zijn benoemd; vanuit en naar andere programma’s of projecten zijn de raakvlakken duidelijk zichtbaar in de vorm van mijlpalen / deadlines. Het is bekend wat de gevolgen zijn van afwijkingen in andere projecten en het is bekend hoe andere projecten beïnvloed worden door afwijkingen binnen het eigen project.
8. Besluitvorming is gepland; zowel besluiten als hun voorbereiding, opstellen van beslisnotities, reviews / audits en de besluitvormingsroute van producten in de planning zijn expliciet ingepland. De kalenders van besluitvormende organen zijn aan de planning gekoppeld. De realiteitswaarde van een planning met expliciete besluitvorming is veel groter dan zonder.
9. Consistent met alle projectaspecten; de planning sluit zoveel als mogelijk aan bij alle projectaspecten. Er is een structurele uitwisseling van informatie uit de planning met het risicodossier en met de begroting. De planning voorziet in de mogelijkheid om de vraag naar personele inzet en materiele resources inzichtelijk te maken. De planning sluit aan op WBS / PBS die bij configuratiemanagement wordt gehanteerd en biedt een toetsingskader voor het identificeren en analyseren van (scope-) wijzigingen.
10. Organisatie en beheer; de planning is voorzien van een plan / proces met betrekking tot inrichting, verantwoordelijkheden en personele inzet, werkwijze opstellen (deel-) planningen, werkwijze actualiseren, aggregeren van gegevens, baselines, voortgang en rapportage. Door deze ‘planning van de planning’ is de planning werkelijk toekomstbestendig.