Kenmerken van een beheerste projectplanning (1/2)

Projecten en planningen: verschillende woorden, met veel overlap in betekenis:

• een project is het geheel van werk om een incidenteel en afgebakend doel te bereiken met een afgebakend begin- en eindpunt,
• de weergave van dat project, uitgedrukt in activiteiten, is de planning.

Ieder programma en project heeft een planning, of dat nu een ‘behangrol vol balken’ aan de muur is, of een structurele gedachte in het hoofd van de projectmanager. De vorm van de planning maakt voor de uitvoering in principe weinig uit: belangrijk is dat de projectmanager ermee kan werken.

Hoe groter het programma, hoe meer doelen en activiteiten er te overzien zijn en hoe groter de kans op fouten bij de uitvoering. Vanaf een bepaalde omvang gaat de planning daarom een dermate belangrijke rol spelen, dat het expliciet maken ervan het project positief beïnvloedt. Een project heeft baat bij een planning die:

1. Zichtbaar is; stakeholders, opdrachtgevers, managers en projectmedewerkers weten wat van hen verwacht wordt en wanneer én ze weten waar hun collega’s mee bezig zijn. Een planning die aan de muur hangt en digitaal toegankelijk is, en/of periodiek verspreid wordt leidt tot meer resultaat dan een planning die verborgen blijft in de pc van de planner of het hoofd van de projectmanager.
2. Actueel is; de informatie in de planning weerspiegelt zowel afspraken over tijd als actuele ontwikkelingen en voortgang. Projectbetrokken hebben hetzelfde beeld van urgentie en prioriteiten en kunnen vertrouwen op de planning. Een planning die up to date is, leidt tot meer resultaat dan een planning op basis van verouderde informatie.
3. Relevant is; lezers van de planning herkennen zich in de inhoud en begrijpen wat er met de planning wordt bedoeld. Dat betekent dat de planning is aangepast aan zijn doelgroep: een opdrachtgever heeft meer aan een lijst van mijlpalen en afwijkingen dan aan een gedetailleerde projectplanning, een controller heeft meer aan een planning waarin zichtbaar is aan welke activiteiten kosten of opbrengsten zijn verbonden.
4. Beheerd wordt; alle bovenstaande punten pleiten voor een dynamische planning. Weliswaar zijn afspraken belangrijk om weer te geven, maar de grote meerwaarde van een planning zit in het kunnen monitoren van ontwikkelingen / afwijkingen en op basis daarvan tijdig acteren / bijsturen. Een planning met een toegewijde beheerder die verantwoordelijk is voor de kwaliteit en communicatie van de planning leidt tot beter resultaat dan een planning zonder aanspreekpunt.